Kostenloser Versand 100% Geld-zurück-Garantie

To Do Liste: Vorlagen, Tipps und Tools

Schon immer von vielen gepriesen, aber von den meisten ignoriert: ToDo-Listen. Diese kleinen Listen sind enorm mächtig. Sie geben mit einem Blick Einsicht darauf was noch zu tun ist und was schon erledigt wurde. Ich gebe Dir Tipps, auf was Du beim Anlegen und Formulieren achten musst, stelle Dir das wohl beste ToDo-Listen-Tool vor und gebe Dir Vorlagen zum Download & Drucken der Liste in Papierform.

ToDo-Listen erstellen

Erfolgstool: ToDo-Liste

ToDo-Listen sind tägliche Aufgabenlisten, die man sich selbst erstellt. Die ToDos spiegeln den Tagesablauf wieder, können bzw. sollten daher neben beruflich auch privat eingesetzt werden. Sie optimieren nicht nur das Zeitmanagement, sondern verbessern auch Dein Selbstmanagement

Die einzelnen ToDos (Aufgaben) für den Tag werden gesammelt, gewichtet (Aufwand, Deadline, etc.) und der Zeitaufwand geschätzt, nach Relevanz sortiert (Dringlichkeit, un/wichtig, etc.). Nach Erledigung wird der Punkt durchgestrichen oder abgehakt. Durch den steten Überblick, vermeidest Du eine Überlastung. ToDo-Listen dienen also als:

  • Aufgabenplan
  • Tagesablauf
  • Motivator
  • Erfolgskontrolle

Varianten der ToDo-Liste

ToDo-Listen gibt es in vielen Varianten, Formen und Medien. Das kann die Notiz auf dem PostIt sein, die am Monitor oder Kühlschrank geklebt wird, eine gedruckte Tabelle oder eine simple bzw. komplexe Am häufigsten werden diese drei Varianten der ToDo Liste verwendet:

Simple ToDo-Liste

Die schlichteste Variante besteht einfach aus einer Liste mit den Aufgaben. Nach Erledigung wird der Punkt durchgestrichen oder abgehakt.

Erweiterte ToDo-Liste

Bei der erweiterten ToDo-Liste kommen noch Aufwandsschätzung und ggf. Deadline dazu. Diese Variante ist mein persönlicher Favorit.

Komplexe ToDo-Liste

Diese Liste ist nochmal deutlich detailierter, berücksichtigt Mitarbeiter und Tools. Kann aber schnell unübersichtlich werden.

Die richtige ToDo Liste für Dich

Jeder hat seine Vorliebe was den Umfang und die Art der ToDo-Liste angeht. Als Regel gilt, je simpler desto effektiver. Die ganz simple Variante hat den Nachteil, dass keine Aufwandsschätzung (= wie lange die Aufgabe dauern sollte) beinhaltet. Aber diese zeitliche Schätzung ist enorm hilfreich für eine effektive Arbeit.

Eine zu komplexe Liste ist deutlich aufwendiger zu erstellen. Die Liste sollte schnell und einfach notiert werden können. Meist muss man sich aktiv mit einem Punkt beschäfitgen um die beteiligten Personen und detailierten Teilaufgaben zu kennen. 

Die Erweiterte ToDo-Liste ist da der ideale Zwischenweg. Eine kompakte Liste mit den Tagesaufgaben, sortiert nach Aufwand und Dringlichkeit. Jeder Punkt bekommt eine zeitliche Angabe, wie lange man schätzt, dass man für die Aufgabe brauchen würde.

ToDo-Liste: Die Grundregeln

Damit die ToDo-Listen gut funktionieren und auch Spaß machen, solltest Du Dich an ein paar Punkte halten:

  • Die ToDos nur für einen Tag formulieren
  • Keep it simple: Einfache, kurze und prägnante Aufgaben (s. ToDos richtig formulieren)
  • Nur Aufgaben > 5 Minuten auf die Liste: Aufgaben die schnell erledigt sind (z.B. E-Mails beantworten) nicht extra aufführen. Dort einfach einen Slot von 30 Minuten auf die ToDo mit "E-Mails beantworten" anlegen
  • Liste am Vorabend formulieren: Versuche die Liste am Abend des Vortages zu formulieren. Dadurch kann sich Dein Geist auf den folgenden Tag unbewusst vorbereiten und die Gedanken sind geordneter.
  • Keine Termine: Termine gehören nicht auf die ToDo-Liste sondern in den Kalender.
  • Flexible ToDos: Es kommt immer wieder vor, dass eine unerwartete Aufgabe reinkommt. Die muss natürlich eingeschoben werden können.
  • Umfangreiche Aufgaben in Teilaufgaben herunterbrechen
  • Einheitlich: Versuche die ToDo-Listen immer gleich aufzubauen, zu formulieren und zu gestalten (falls Du mit Farben/Symbolen arbeitest)

Mit diesen Regeln wirst Du vom ersten Tag an effektiver Arbeiten können. Für mehr Fokus und Energie, hilft Dir Godlike:

Godlike Dose
  • Lieferfrist 1 - 3 Werktage
  • 30 Tage Geld-zurück-Garantie ohne Rückfragen
  • Wir übernehmen die Versandkosten
  • 30 Tagesrationen in einer Dose
> Mehr erfahren
für EUR 29,95

ToDos richtig formulieren & gewichten

Neben den Grundregeln gilt es bei den Aufgaben ebenfalls ein paar Dinge zu beachten. 

Formulierung

Versuche die Aufgaben so knapp wie möglich zu formulieren. Schlagworte und Stichpunkte helfen da weiter. Also statt "Präsentation über die Umsatzentwicklung für die Vortsandssitzung am 12.06.", einfach nur "Präsentation Umsatzentwicklung". Die Formulierung sollte zielorientiert und sachlich sein. 

Gewichtung

Für die Gewichtung können verschiedene Methoden verwendet werden. Als Grundregel gilt: Das wichtigste und dringlichste zu erst. Ansonsten kann man das recht frei nach seinen eigenen Vorlieben machen. Kurz zwei Gewichtungsmethoden vorgestellt:

1-3-5 Regel

  • Ganz oben steht die wichtigste Tagesaufgabe (1)
  • Darunter drei wichtige Aufgaben, die ebenfalls erleidgt werden sollten (3)
  • Den Schluss bilden fünf kleinere Aufgaben, die man schaffen sollte, aber nicht zwingend muss (5)

Diese Regel hat natürlich ihre Defizite. Man kann nicht jeden Tag die eine Hauptaufgabe definieren und teils sind die 9 Punkte zu wenig oder zu viel. Als grobe Richtlinie ist das aber in Ordnung.

Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip teilt jede Aufgabe in Dringlichkeit und Wichtigkeit ein. Es gibt also 4 verschiedene Kategorien:

  • Prio I oder A: Dringend und wichtig -> sofort selbst erledigen
  • Prio II oder B: wichtig, aber nicht dringend -> terminieren oder selbst erledigen
  • Prio III oder C: dringend, aber nicht wichtig -> An Mitarbeiter deligieren
  • Prio IV oder D: nicht dringend, nicht wichtig -> Nicht erledigen

Damit kann man in meinen Augen deutlich mehr Fälle abdecken und die Aufgaben besser priorisieren. Du sortierst deine ToDos also von Prio I bis Prio III/IV durch und fängst mit Prio I an und arbeitest Dich sie der Reihe nach ab.

Zeit einschätzen

Um die Zeit effizient zu nutzen, lohnt es sich pro Aufgabe ein Dauer zu setzen. Versuche das so realistisch wie möglich zu machen. Also z.B. "Präsentation Umsatzzahlen (30Min)".

Probleme von ToDo-Listen

Neben der ganzen Effizienzsteigerung und dem visuellen Überblick können die ToDo-Listen bei falscher Anwendung auch kontraprodukt sein:

  • Zu komplex: Ist die To-Do-Liste nicht mehr mit einem Blick einsehbar, ist sie quasi nutzlos. Der Überblick geht verloren.
  • Zu viel: Sind zu viele Punkte auf der ToDo-Liste fühlt man sich schnell überfordert und demotiviert, da kein Ende in Sicht ist. Umgekehrt ist es, wenn die Liste zu kurz ist, denn dann vergeduetet man seine wertvolle Zeit
  • Zu versteckt: Die ToDo Liste muss immer sichtbar und visuell vor Dir liegen. Ist die Liste nicht omnipräsent verliert sie ihre Möglichkeiten. 

Weiterhin kann nicht immer alles in eine Punkt-für-Punkt Liste untergebracht werden. Zwar ordnet die Liste die anstehenden Aufgaben klar, sie muss aber jeden Tag aufs neue geschrieben werden. Wer anfängt das zu vernachlässigen, fängt schnell wieder an planlos vor sich hinzuarbeiten.

ToDo Liste Vorlagen PDF und XLS

Der Vorteil der Listen in Papierform ist einfach, dass sie schnell per Hand (=die PDF Variante) ausgefüllt werden können. Dadurch sind sie offline verfügbar und können gut sichtbar im Büro oder daheim angebracht werden. Die "digitalen" Versionen dagegen erfordern immer ein Handy in der Hand oder einen angeschalteteten PC.

Die PDF einfach ausdrucken und per Hand ausfüllen. Wir stellen Dir eine Vorlage für die simple und erweiterte Variante kostenlos zur Verfügung. Die Liste im Excel-Format kannst Du am PC ausfüllen und dann einfach ausdrucken.

Apps / Programme für ToDo Listen

Es gibt unzählige Apps und Tools zum Erstellen von ToDo-Listen. Die meisten sind aber derart überladen und haben viel zu viel Funktionen, so dass schnell der Überblick und Fokus abhanden kommt.

Die einfachste und schlichteste Anwendung heißt minimalist. Die App wird einfach im Browser (egal ob PC oder Smartphone) geöffnet und schon kann man starten - auch ohne Registrierung. Einfach ToDos anlegen, und bei Erledigung werden diese durchgestrichen. Simpel, aber effektiv.

Die meisten anderen ToDo-Listen Programme halte ich für überflüssig und lenken wie schon gesagt, den Fokus weg. Minimalist empfehle ich auch nur, wenn ihr gar kein Papier verwenden wollt.

Fazit

Wer regelmäßig bzw. täglich seine ToDo-Listen schreibt, arbeitet effizienter und schafft es mehr Punkte abzuhaken. Durch das Abhaken entsteht ein positives Gefühl, dass man wieder etwas geschafft hat. Außerdem erhält man so eine gute Übersicht über seine Arbeit.

ToDo-Listen sind für jeden eine Möglichkeit fokussierter zu arbeiten. Da das Erstellen kaum Aufwand kostet, empfehle ich jedem das einfach mal auszuprobieren. 

Hat Dir der Artikel gefallen oder war er hilfreich?

Bitte bewerte den Artikel:

29 Bewertungen

0 Kommentare

Kommentar verfassen
Name:
E-Mail
Bewertung Qualätit:
Überschrift:
Kommentar:
gekennzeichnete Links sind Affiliate-Links. Euer Einkauf auf der entsprechenden Seite wird dadurch natürlich nicht teurer.

Diese Webseite verwendet Cookies, damit wir die Inhalte und Funktionen der Webseite optimal gestalten können. Durch die weitere Nutzung der Webseite stimmen Sie der Nutzung von Cookies zu.